Vorbereitende Buchhaltung in Österreich – Was KMU wissen müssen

Sie sind Unternehmer in Tirol und fragen sich, ob Sie Ihre Buchhaltung wirklich komplett selbst machen müssen? Die gute Nachricht: Nein. Die vorbereitende Buchhaltung können Sie problemlos auslagern – und dabei einiges an Zeit und Geld sparen.

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Vorbereitende Buchhaltung (auch: Buchhaltungsvorbereitung oder Belegvorerfassung) umfasst alle Tätigkeiten, die Ihre Belege und Unterlagen so aufbereiten, dass Ihr Steuerberater oder Buchhalter direkt damit arbeiten kann.

Konkret bedeutet das:

• Belege sammeln, sortieren und chronologisch ordnen
• Einnahmen und Ausgaben erfassen
• Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge prüfen
• Papierbelege digitalisieren
• Reisekosten und Kilometergeld berechnen
• Alles termingerecht an den Steuerberater übergeben

Was darf ein Büroservice – und was nicht?

In Österreich ist klar geregelt, wer was machen darf:

Das darf ein Büroservice (wie SmartOffice):

• Belege sortieren, digitalisieren und kategorisieren
• Rechnungen erstellen (in Ihrem Namen)
• Zahlungseingänge überwachen
• Offene Posten verwalten
• Daten in Ihre Buchhaltungssoftware eingeben
• Reisekostenabrechnungen erstellen
• Unterlagen für den Steuerberater aufbereiten

Das muss ein Steuerberater oder Bilanzbuchhalter machen:

• Buchungen verbuchen (Kontierung)
• Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und einreichen
• Jahresabschlüsse und Bilanzen erstellen
• Steuerberatung und steuerliche Gestaltung

Die vorbereitende Buchhaltung ist also keine Steuerberatung – sie bereitet alles so vor, dass der Steuerberater effizient arbeiten kann.

Warum lohnt sich das Auslagern?

1. Sie sparen Steuerberater-Kosten

Wenn Ihr Steuerberater erst Belege aus dem Schuhkarton sortieren muss, zahlen Sie seinen hohen Stundensatz für einfache Sortierarbeit. Durch gut vorbereitete Unterlagen reduzieren Sie seine Arbeit – und damit Ihre Rechnung – oft um 30-50%.

2. Sie gewinnen Zeit

Als Unternehmer ist Ihre Zeit am wertvollsten, wenn Sie sich um Kunden, Projekte und Ihr Geschäft kümmern. Die Stunden, die Sie monatlich mit Belegen verbringen, können Sie produktiver nutzen.

3. Weniger Stress vor Fristen

Keine Panik mehr vor der UVA-Frist oder dem Jahresabschluss. Wenn jemand laufend Ihre Belege aufbereitet, ist beim Steuerberater immer alles aktuell.

4. Weniger Fehler

Wer Belege als Nebenher-Aufgabe macht, übersieht schnell etwas. Ein professioneller Service arbeitet systematisch und mit eingespielten Abläufen.

Praxis-Tipps: So bereiten Sie Ihre Belege optimal vor

Auch wenn Sie (noch) keinen Büroservice nutzen, helfen diese Tipps:

1. Belege sofort digitalisieren – Fotografieren Sie jeden Beleg direkt mit dem Handy. Papierbelege verblassen und gehen verloren.
2. Einnahmen und Ausgaben trennen – Zwei Ordner oder Mappen reichen für den Anfang.
3. Monatlich aufarbeiten – Warten Sie nicht bis zum Quartalsende. Monatliche Aufbereitung spart am Ende viel Zeit.
4. Geschäftskonto nutzen – Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen konsequent.
5. Kilometeraufzeichnungen führen – Fahrtenbuch oder App nutzen, nicht am Jahresende aus dem Gedächtnis rekonstruieren.

Was kostet vorbereitende Buchhaltung in Tirol?

Die Kosten hängen vom Umfang ab. Typische Richtwerte:

• EPU mit wenigen Belegen: ab ca. 150–250€/Monat
• Kleines Unternehmen (10-50 Belege/Monat): ca. 250–500€/Monat
• Mittleres Unternehmen: ab ca. 500€/Monat

Bei SmartOffice Solutions bieten wir vorbereitende Buchhaltung ab 80€/Stunde oder im Monatspaket ab 249€. Katharina Bajo ist Ihre persönliche Ansprechpartnerin – kein anonymer Service.